Wie kann ich als Personal Trainer deutliche Umsatzeinbußen verhindern?

Vermutlich kennt jeder Personal Trainer die Situation, dass es Wochen oder gar Monate gibt, in denen ich erhebliche Umsatzeinbußen habe – das sogenannte Sommerloch, welches aber bekanntermaßen auch im Winter auftreten kann. Oder im Frühjahr, über Ostern oder im Herbst. Eine Regel(-Mäßigkeit) konnte ich in über 20 Jahren leider nicht erkennen. Nennen wir es am Ende wie wir wollen … es wird immer Zeiten geben, in denen wir keinen Umsatz machen.
Dies kann zum einen deswegen passieren, weil in den Sommerferien meine Klienten in der Zeit im Urlaub sind, wo ich da bin und dann umgekehrt. So ist es zum Beispiel bei Rabea und mir dieses Jahr. Die Mehrheit unserer Klienten sind aktuell im Urlaub, wir aber noch nicht. Anfang August fahren wir in den verdienten Urlaub und die meisten Klienten sind zurück.

Das führt bei Rabea im Juli und August zu nahezu 70% (!!) Umsatzeinbuße und bei mir zu etwas über 50%. Ist dies ausgleichbar? NEIN! Tut das „weh“? Ja, und wie.

Kann ich das verhindern?

Nur selten. Natürlich frage ich immer wieder zu Beginn des Jahres meine Klienten, wann sie in diesem Jahr ihren Urlaub planen. Und da ich das große Glück habe, dass 3/4 meiner Klienten im Januar Termine bis Ende des Jahres vereinbaren, habe ich auf der einen Seite Planungssicherheit und auf der anderen Seite weiß ich, wann sie im Urlaub sind. Leider kann ich aber nur bedingt meinen eigenen Urlaub immer danach richten. Wir sind z.B. allein wegen den Ferien an eine gewisse Zeit gebunden, da in einer bestimmten Zeit OGS und Kindergarten geschlossen haben.

Damit befinde ich mich in einer gewissen „Abhängigkeit“ dieser Tatsache.

Was kann ich gegen einen Verdienstausfall als Personal Trainer tun?

1. Aufmerksam und ehrlich zu sich selbst sein

In Vorbereitung auf meinen Vortrag „Auf Heller und Pfennig“ für die Personal Trainer Conference 2017 habe ich die genaue Zahl der Personal Training Stunden (60min) pro Woche über die letzten 10 Jahre ermittelt. Meist sagen wir ja immer so: „Ich hatte diese Woche 15 oder 25 Trainingseinheiten. Letzte Woche 18, die Woche davor 21.“ Bei mir dauert eine Trainingseinheit in der Regel 90min. Ich habe also genau hingeschaut und das geht ja relativ einfach, wenn wir mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten. Dort habe ich für die Rechnungsstellung einen Abrechnungsposten „Personal Training“ definiert. Dieser ist mit 60min hinterlegt. Somit sehe ich stets am Ende des Jahres, wie viele Trainingsstunden konnte ich denn tatsächlich leisten bzw. wurden von meinen Klienten gebucht.

In meinem Existenzgründungsseminar sind die Teilnehmer oft sehr ernüchtert darüber, wenn ich ihnen vorrechne, wie viele Stunden wir im Jahr als Personal Trainer überhaupt arbeiten können. Als Angestellter erhalte ich in der Regel 12 Monate Geld, egal ob Urlaub oder krank, egal ob Chef im Urlaub oder Kunde krank. Um es kurz zu machen: Meine Rechnung landet bei ca. 208 Tagen, die ich im Jahr nur Geld verdienen kann. 208 von 365 und das ganze inkl. Fahrzeiten, falls ich als Personal Trainer noch zum Klienten fahre. 208 Tage! *

In der folgenden Übersicht siehst Du meine tatsächlichen Personal Training Stunden aus den letzten 10 Jahren.

Nun kann vielleicht der ein oder andere sagen: Du bist einfach schlecht gebucht. Nein. Ganz im Gegenteil, ich bin ausgebucht. Würde ich noch einen weiteren Klienten annehmen, könnte ich meinen bestehenden Klienten weniger Flexibilität bieten und die ist für meine Zielgruppe extrem wichtig. Außerdem: Sind alle Klienten tatsächlich mal da, hätte ich „über Anschlag“ zu tun, was dann für mich nicht mehr gesund wäre.

Worauf möchte ich hinaus?

Mit ehrlich sich selbst gegenüber meine ich, dass ich die tatsächlichen Trainingsstunden pro Jahr stets im Blick haben muss und somit idealerweise jährlich eine aktualisierte Liquiditätsplanung mache. Außerdem ändern sich ja auch die Lebensverhältnisse regelmäßig, so dass ich meine Finanzplanung entsprechend anpassen muss. 

Schaue also genau hin, wie viele Stunden Personal Training Du pro Jahr abrechnen kannst.

2. Ein zweites oder drittes Standbein aufbauen, um dem Sommerloch zu trotzen

Ich kenne eine Reihe von Kollegen, die haben sich ein zweites oder gar drittes Standbein aufgebaut. Nicht etwa, weil sie keine Lust mehr auf Personal Training haben, sondern weil sie genau diesem Thema aus dem Wege wollen. Sie senken damit ihre Risiken, was unternehmerisch sehr clever ist.

Ich selber habe zwei weitere Standbeine. Den PREMIUM PERSONAL TRAINER CLUB und mein Business Coaching für Personal Training. Der CLUB verdient als eigenständiges Unternehmen das Geld, um drei Mitarbeiter bezahlen zu können und ich kann mittels des PREMIUM PERSONAL TRAINER CLUB die Branche Personal Training mitentwickeln, was mir sehr wichtig ist.

Als Business Coach und Berater von Personal Trainern, Fitnessstudios, Physiotherapieeinrichtungen und Unternehmen zur Dienstleistung Personal Training habe ich mir ein weiteres Standbein aufgebaut. Ich habe rechtzeitig eine Marktlücke erkannt und dieses „Feld“ erfolgreich besetzt. Sicherlich helfen mir hier weit über 20 Jahre Berufserfahrung als Personal Trainer, da dies ein Vertrauensbonus ist, den mir die Kollegen geben. Mir macht es nicht nur riesig Spaß, sondern dieses Business generiert mittlerweile regelmäßige zusätzliche Umsätze. Diese helfen mir enorm, um z.B. Sommerlöcher oder Winterlöcher besser zu überstehen oder andere Investitionen in eine erfolgreiche Zukunft tätigen zu können. Und ideal ist es dann, wenn ich genau in dieser Zeit verstärkt meine Beratung anbieten kann. Für Unternehmen z.B. ist es egal, ob ich die Führungskräfte nun im Juli oder im August berate. Im August bin ich dieses Jahr selbst im Urlaub, im Juli meine Klienten, also findet ein verstärktes Business Coaching dieses Jahr im Juli statt. Ich kann es also idealerweise selber steuern.

Überlege Dir also genau, ob Du Dir ein zweites Standbein aufbauen kannst. Ich kenne Kollegen, die haben z.B. Nahrungsergänzungsprodukte selbst entwickelt und vertreiben sie. Somit haben sie stets Umsatz, ohne ein wirkliches Sommerloch zu kennen.

3. Rücklagen bilden, die mir in Zeiten wie einem Sommerloch helfen

Ein besonderes Thema, denn die wenigsten Personal Trainer bilden Rücklagen. Rücklagen sind eine der wichtigsten strategischen und unternehmerischen Leistungen, die ich als Personal Trainer machen muss. Ohne Rücklagen kann ich weder mein Unternehmen aufbauen, noch schlechte Zeiten überstehen. In meiner Beratung für Personal Trainer empfehle ich stets, zwischen 30 bis 40% vom Nettoumsatz auf ein separates Konto (ohne Kredit- und EC-Karte) zu überweisen; ideal 40%. Ich weiß selbst genau, dass das nicht immer geht. Ich weiß aber auch, wie oft mir genau diese Rücklagen in den letzten 20 Jahren nicht nur eine Einkommenssteuernachzahlung gewährleistet haben, sondern eben auch halfen, ein Sommerloch zu überstehen. Deswegen lege ich Dir diese Maßnahme sehr ans Herz.

Wie überstehe ich also ein mögliches Sommerloch oder Winterloch? Hier noch weitere Ideen….

Mit großer Sicherheit gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, diese Umsatzlöcher zu überstehen und ich hoffe sehr, dass der ein oder andere Personal Trainer hier in meinem Blog seine Erfahrungen Preis gibt. Nutze dazu unten das Kommentarfeld.

Ich wünsche Dir von Herzen, dass Du Dein nächstes Sommerloch besser überstehst, als das letzte. Vielleicht hast Du ja aber gar keines und genießt einfach deinen Erfolg. Aber sei Dir sicher, irgendwann kommt das nächste Umsatzloch in Form eines „Oktoberlochs“. Kleines Beispiel: Ich betreue seit über 8 Jahren ein Ehepaar, welches 3x pro Woche, also insgesamt 6 Trainingseinheiten pro Woche trainiert – seit über 8 Jahren. Sie waren allein im letzten Jahr insgesamt 3 Monate im Urlaub – u.a. 4 Wochen im Oktober. Das waren für mich – nur bei diesen beiden Klienten – mehr als 7.500€ Umsatzeinbuße. Vor drei Jahren war daran nicht zu denken, doch jetzt zieht sich mein Klient immer mehr aus seinem Unternehmen zurück und fährt „plötzlich“ in den Urlaub. Und das, ohne es mit mir abzustimmen.

Auf jeden Fall war ich darauf früher nicht vorbereitet, doch jetzt kann ich es besser planen. Außerdem habe ich es geschafft, dass ab 2018 alle meine Klienten mich auch bezahlen, wenn sie im Urlaub sind.** Und das ist sehr beruhigend.

Ich wünsche Dir viel Erfolg bei Deiner Planung zum nächsten Sommerlich.

* Falls Du Dir das nicht vorstellen kannst, so lade ich Dich recht herzlich zu meinem Existenzgründungsseminar vom 09. bis 12. November 2017 ein.

** Das wäre schön, oder? Davon träume ich noch.