Die Digitalisierung schreitet voran, und mit ihr kommen neue Vorschriften, die unser tägliches Arbeiten beeinflussen. Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine gesetzliche Verpflichtung in Kraft, die besonders für Selbstständige und Unternehmer im Bereich Personal Training von großer Bedeutung ist: die E-Rechnung.
In diesem Blog erfährst du, was hinter der E-Rechnung steckt, warum sie wichtig ist und wie du dich optimal darauf vorbereiten kannst.
Was ist die E-Rechnung und warum ist sie relevant?
Die E-Rechnung ist kein einfaches PDF oder eine Word-Datei, sondern ein standardisiertes elektronisches Dokument, das häufig im XML-Format übermittelt wird. „Die E-Rechnung kommt. Und vielen ist überhaupt nicht bewusst, dass das kein Kann, sondern ein Muss ist“ – dieser Satz bringt die Bedeutung der neuen Regelung auf den Punkt.
Ab Januar 2025 wird die Umstellung Pflicht für alle Selbstständigen, egal ob haupt- oder nebenberuflich. Besonders im B2B-Bereich wird die traditionelle PDF-Rechnung kaum noch akzeptiert. Und auch wenn Privatkunden vielleicht weiterhin PDF-Rechnungen verlangen, gibt es für den Empfang von E-Rechnungen keine Übergangsfristen.
Die Herausforderungen: Fehlende Vorbereitung und Missverständnisse
Leider zeigt die Erfahrung, dass viele Trainer und Coaches das Thema noch nicht ernst genug nehmen. Oft wird die E-Rechnung fälschlicherweise mit einer normalen E-Mail verwechselt, an die eine Rechnung als Anhang angehängt ist.
Doch diese Zeiten sind vorbei! „Das ist nicht mehr erlaubt. Das heißt, wenn du glaubst, ab 1.1. immer noch eine PDF-Datei als Rechnung verschicken zu können […] dann hast du allein auf dieser Ebene schon ein ernstes Problem.“
Ein weiteres Problem: Viele Selbstständige haben keinen Steuerberater oder übersehen wichtige Hinweise.
Wie ich im Podcast berichte: „Ich gehe ganz fest davon aus, dass du einen Steuerberater hast […] Und auch hier habe ich festgestellt, dass bei vielen Kollegen dann auf einmal […] sie sagten, ja wie, was? Hat mir mein Steuerberater gar nicht gesagt.“
Was musst du konkret tun, um vorbereitet zu sein?
Technische Voraussetzungen schaffen
Sorge dafür, dass dein E-Mail-Programm E-Rechnungen im XML-Format nicht blockiert oder automatisch in den Spam-Ordner verschiebt. Andernfalls kannst du wichtige Rechnungen verpassen, was zu Mahnungen oder sogar rechtlichen Problemen führen kann. „Du musst technisch in der Lage sein, ab Januar eine E-Rechnung zu bekommen. […] Beispielsweise sollte dein E-Mail-Programm Sicherheitseinstellungen haben, die XML-Dokumente nicht automatisch blockieren.“Professionelle Buchhaltungssoftware nutzen
Word und Excel reichen längst nicht mehr aus. Die neue Pflicht erfordert den Einsatz einer professionellen Buchhaltungssoftware. „Niemand mehr [wird] eine Rechnung mit typischen Programmen wie Word und Excel verschicken können. […] Das ist jetzt vorbei.“Zeit sparen und Kosten senken
Durch automatisierte Prozesse kannst du deinen Verwaltungsaufwand reduzieren. Eine gute Buchhaltungssoftware erkennt automatisch den Rechnungstyp (z. B. Fortbildung oder Tankbeleg) und ordnet die Buchung entsprechend zu. „Eine professionelle Buchhaltungssoftware spart dir Zeit und macht die Steuerberatung in der Regel günstiger.“Webinare und Ressourcen nutzen
Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, gibt es Webinare, die dich Schritt für Schritt durch den Umstellungsprozess führen. Von der Auswahl der richtigen Software bis zur korrekten Einrichtung deiner Kontenrahmen bekommst du hier alle notwendigen Informationen. „Ich habe dafür ein Webinar erstellt, wo ich dir alles step by step erkläre, was auf dich zukommt, was du beachten musst, was du für Voraussetzungen schaffen musst.“
Warum lohnt sich die Umstellung?
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance, die Effizienz deines Business zu steigern. Automatisierte Buchhaltungssysteme sparen Zeit, reduzieren Fehler und senken langfristig die Kosten – sowohl für dich als auch für deinen Steuerberater. „Die Hauptintention dieser Idee ab 1.1. ist, dass der ganze Verwaltungsaufwand für die Selbstständigen geringer wird.“
Jetzt handeln: Vorbereitung ist der Schlüssel
Wenn du das Thema E-Rechnung bislang aufgeschoben hast, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, aktiv zu werden. Es ist wichtig, die Umstellung nicht zwischen den Feiertagen zu erledigen, sondern dich rechtzeitig vorzubereiten. „Ich kann dir nur sagen, wenn du noch nicht losgelegt hast, dann lege jetzt los. […] Es braucht keine zwei Tage.“
Mit einer durchdachten Strategie kannst du sicherstellen, dass du zum Stichtag optimal aufgestellt bist und dich weiterhin voll und ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Der Übergang zur E-Rechnung mag zunächst komplex erscheinen, doch mit den richtigen Tools und der nötigen Vorbereitung wird es einfacher, als du denkst. Also, pack es an – Hashtag #machen!
Weiterführende Informationen
- Hier geht es zum Podcast: https://personal-trainer-podcast.de/podcast/erechnung-im-personal-training/
- Zum Webinar: https://eginhard-kiess.de/erechnung
- Alles zum Thema Steuern: https://eginhard-kiess.de/steuer-1×1
- Tausche dich mit Gleichgesinnten in meiner Community aus: https://eginhard-kiess.de/personal-trainer-community
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