Rechnungserstellung für Personal Trainer

Folge 025: Rechnung erstellen als Personal Trainer

Steuerliche Vorgaben, Rechnungsvorlagen und Software – Was muss ich als Personal Trainer bei der Rechnung beachten?

Um es vorweg zu nehmen: Im Grunde muss jeder der selbständig arbeitet, diese Vorgaben beachten. Wenn Du das nicht machst, könnte „Stress“ mit dem Finanzamt vorprogrammiert sein. Ich gehe natürlich davon aus, dass Du professionell arbeitest und Deinen Klienten eine Rechnung für Deine geleistete Personal Trainer Arbeit überreichst. Schwarzarbeit ist leider in unsere Personal Training Szene weit verbreitet und vermutlich nimmt es der ein oder andere Klient auch gerne an, da er sich damit z.B. die zu berechnende Mehrwertsteuer spart.

Das dies für jeden seriösen Personal Trainer ein absolutes „NO GO“ ist, setze ich mit meinem heutigen Podcast voraus.

Ich möchte Dir in diesem Podcast aufzeigen, welche steuerlichen Vorgaben Du beachten musst, damit Deine Abrechnung korrekt ist. Ab welchen Betrag musst Du überhaupt eine Rechnung schreiben? Welche klar definierten Punkte müssen darauf enthalten sein? Warum kannst Du nicht „Word“ oder „Excel“ als Abrechnungsprogramm nutzen? Und welche Software ist stattdessen sinnvoll, einzusetzen?

Wenn Du mehr Kontrolle und Sicherheit in deinem Personal Trainer Business erreichen willst, dann schaue dir dieses Video hier an. Für jeden Empfänger meines Newsletters gibt es zusätzlich ein „Freebie“, in dem alle wichtigen Grundlagen zusammengefasst sind inkl. mehreren Rechnungstext-Vorlagen, die gerne übernommen werden können.

 

Was musst du alles in einer Personal Trainer Rechnung beachten?

Allgemein formuliert, das Schreiben einer Rechnung ist eine wichtige Aufgabe, um eine Zahlung für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren zu erhalten. Hier sind die Schritte, die du befolgen kannst, um eine Rechnung zu schreiben:

  1. Überschrift: Beginne die Rechnung mit einer klaren Überschrift wie „Rechnung“ oder „Rechnung Nr. XXXX“ (wobei „XXXX“ für die Rechnungsnummer steht, die du vergeben kannst).
  2. Absender- und Empfängerinformationen: Gib deine eigenen Kontaktdaten als Absender an, einschließlich deines Namens oder deines Unternehmensnamens, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls der Umsatzsteueridentifikationsnummer (falls zutreffend). Gib dann die Kontaktdaten deines Kunden als Empfänger an.
  3. Rechnungsdatum: Notiere das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Dies ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
  4. Fälligkeitsdatum: Gib das Datum an, an dem die Zahlung fällig ist. Normalerweise ist es üblich, eine Zahlungsfrist von beispielsweise 14 oder 30 Tagen anzugeben.
  5. Rechnungsnummer und Projektreferenz (falls vorhanden): Weise der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu. Dies erleichtert die Verfolgung und Zuordnung der Zahlung. Falls die Rechnung im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt oder Auftrag steht, füge auch eine Projektreferenz hinzu.
  6. Leistungsbeschreibung: Beschreibe die erbrachten Leistungen oder die gelieferten Waren so detailliert wie möglich. Füge Mengenangaben, Einzel- oder Stückpreise hinzu und berechne den Gesamtbetrag für jeden Posten.
  7. Gesamtbetrag: Berechne die Gesamtsumme der Rechnung, indem du alle Einzelposten zusammenzählst.
  8. Zahlungsbedingungen: Gib klare Informationen zu den akzeptierten Zahlungsmethoden an, wie Banküberweisung, PayPal oder andere. Wenn du bestimmte Informationen für die Zahlung benötigst (z. B. Kontodaten), stelle sicher, dass diese ebenfalls aufgeführt sind.
  9. Optionale Angaben: Es kann auch sinnvoll sein, weitere Angaben wie deine Steueridentifikationsnummer (falls vorhanden), Kundennummer (falls zutreffend), Lieferadresse (falls abweichend von der Rechnungsadresse), Bestellnummer (falls vorhanden) oder sonstige vereinbarte Konditionen zu erwähnen.
  10. Anmerkungen oder Dankeschön: Füge gegebenenfalls besondere Anmerkungen, Anweisungen oder ein Dankeschön für die Geschäftsbeziehung hinzu.
  11. Schlussformel: Beende die Rechnung mit einer professionellen Schlussformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank“.
  12. Deine Unterschrift: Falls du die Rechnung physisch verschickst, unterschreibe sie unterhalb der Schlussformel.

Wichtig: Je nach Land oder Branche können die Anforderungen an Rechnungen variieren. Informiere dich daher im Vorfeld über die rechtlichen Vorgaben und spezifischen Anforderungen für Rechnungen in deinem Land oder deiner Branche.

Es ist empfehlenswert, eine professionelle Rechnungsvorlage zu nutzen, die alle notwendigen Informationen bereits enthält und nur noch mit den spezifischen Details zu ergänzen ist. So kannst du sicherstellen, dass deine Rechnung übersichtlich und korrekt ist.

Beschreibung Rechnung Personal Trainer

Rechnung Personal Trainer

Welche Unterschied können bei einer Personal Trainer Rechnung auftreten?

Ja, für Personal Trainer können sich einige spezifische Unterschiede ergeben, wenn es um das Schreiben von Rechnungen geht. Da Personal Trainer in der Regel Dienstleistungen erbringen und keine physischen Produkte verkaufen, gibt es bestimmte Elemente, die in ihren Rechnungen enthalten sein sollten, um alle erbrachten Leistungen und die damit verbundenen Kosten transparent darzustellen. Hier sind einige relevante Unterschiede und zusätzliche Punkte, die Personal Trainer bei der Erstellung von Rechnungen berücksichtigen sollten:

  1. Leistungsbereiche: Stelle die Art der erbrachten Dienstleistungen detailliert dar. Dies können Einzeltrainingseinheiten, Gruppentraining, spezielle Kurse, Ernährungsberatung oder andere Dienstleistungen sein, die du als Personal Trainer anbietest.
  2. Trainingspakete: Wenn du verschiedene Trainingspakete oder Mitgliedschaftspläne anbietest, liste sie mit ihren jeweiligen Preisen und Leistungsumfängen auf.
  3. Stundensatz oder Pauschalpreise: Wenn du deine Dienstleistungen anhand eines Stundenhonorars oder pauschalen Preisen berechnest, gib diese Informationen in der Rechnung an.
  4. Termin- oder Datumsangaben: Falls du in deiner Rechnung Trainingsstunden oder Kurse aufführst, füge die entsprechenden Termine oder Datumsangaben hinzu, um Klarheit zu schaffen.
  5. Trainingsort: Wenn die Trainingseinheiten an verschiedenen Orten stattfinden (z. B. im Fitnessstudio, im Freien oder beim Kunden zu Hause), vermerke dies in der Rechnung.
  6. Abrechnungszeitraum: Wenn du regelmäßig Rechnungen an deine Kunden schickst (z. B. monatlich), gib den entsprechenden Abrechnungszeitraum an.
  7. Wiederkehrende Zahlungen: Wenn du Vereinbarungen für wiederkehrende Zahlungen hast (z. B. monatliche Mitgliedschaften), stelle sicher, dass dies deutlich in der Rechnung kommuniziert wird.
  8. Personalisierte Begrüßung: Personal Trainer pflegen oft eine enge Beziehung zu ihren Kunden. Eine persönliche Begrüßung oder ein Dankeschön in der Rechnung kann die Kundenbindung stärken.
  9. Haftungsausschluss: Füge einen Haftungsausschluss hinzu, in dem du darauf hinweist, dass deine Dienstleistungen keine medizinischen Ratschläge oder Behandlungen beinhalten und dass Kunden auf eigenes Risiko trainieren.
  10. Steuerliche Angaben: In einigen Ländern müssen Dienstleister wie Personal Trainer ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer oder andere steuerliche Angaben auf der Rechnung angeben. Informiere dich über die steuerlichen Vorschriften in deinem Land.

Es ist immer ratsam, professionelle Rechnungsvorlagen oder eine Software zu nutzen, die an die spezifischen Anforderungen deines Tätigkeitsbereichs angepasst sind. Dies stellt sicher, dass du alle notwendigen Informationen präzise und korrekt präsentierst. In meinen Coachings bringe ich Dir diese Themen näher.

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Ich freue mich natürlich riesig, wenn Du mir eine Bewertung schreibst.

Und nun wünsche ich Dir viel Spaß beim Hören!

Shownotes

Meine Buchempfehlungen:

Interessante Links:

Warum es sinnvoll ist, eine Rechnung mit Mehrwertsteuer zu schreiben und eben KEINE Kleinunternehmerregelung anzuwenden, dann kannst Du die entscheidenen Informationen hier nachhören bzw. nachlesen.

Software für eine korrekte Buchhaltung bzw. Abrechnung

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